Zo ervaren klanten de overstap naar Centraal Beheer APF

Bij de overstap naar een APF komt veel kijken. Het is een complex proces. De afgelopen jaren hebben we veel van deze transities verzorgd. We weten hoe we klanten gestructureerd en op maat daarin moeten begeleiden. Vooraf geven we altijd inzicht in het proces. Dat doen we op een andere manier.

Op deze pagina delen enkele van onze klanten, die hun transitie intensief van nabij hebben meegemaakt, hun ervaringen met jou.

Frans van Dorsten was voorzitter van Pensioenfonds Chemours, waarvan de actieve deelnemers op 1 januari 2020 overstapten naar de eigen Kring Chemours bij Centraal Beheer APF. Nu is hij voorzitter van het Belanghebbendenorgaan van Kring Chemours.

Gonny Dunnink was voorzitter van Pensioenfonds Scildon, dat op 1 november 2020 samen met Kring Primo van APF Volo in een nieuwe kring van start ging bij Centraal Beheer APF: Kring DB Evenwicht. Ze is toegetreden tot het Belanghebbendenorgaan ervan.

Jacco Heemskerk was bestuurslid van voormalig Pensioenfonds RBS Nederland, dat al in 2017 bij Centraal Beheer APF aansluiting zocht en vond in de eigen Kring RBS. Nu is hij lid van het Belanghebbendenorgaan van Kring RBS.

Jos van der Steen, HR Director bij equensWorldline, was namens de werkgever sponsor van Pensioenfonds Equens, dat zich op 1 januari 2020 via een eigen kring aansloot bij Centraal Beheer APF.

Johan van der Tas is bestuursvoorzitter van APF Volo pensioen. Vanuit dit APF stapte Kring Primo (voormalig Jan Huysman Pensioenfonds) over naar Centraal Beheer APF. Samen met Pensioenfonds Scildon werd op 1 november 2020 een nieuwe kring gestart: Kring DB Evenwicht.

Margreet Verhoef was voorzitter van Pensioenfonds Equens, dat op 1 januari 2020 in de eigen Kring equensWorldline van start ging bij Centraal Beheer APF. Tot en met de liquidatie, die eind 2020 werd voltooid, begeleidde ze de transitie.

Ramon Verspeek was manager van het bestuursbureau van Pensioenfonds Bavaria ten tijde van de overstap naar een eigen Kring Bavaria bij Centraal Beheer APF. Dat was al in 2017.

Bart Wellens, International Manager Compensation & Benefits bij Royal Swinkels Family Brewers (voorheen Bavaria). In 2017 was hij nauw betrokken bij de overstap van Pensioenfonds Bavaria naar een eigen Kring Bavaria bij Centraal Beheer APF.

De transitie: het proces en de organisatie in vogelvlucht

We laten de transitie in vier hoofdfasen uiteenvallen: 1. ontwerp; 2. formalisering; 3.implementatie; 4. uitvoering. In deze fasen en alle deeltrajecten wordt je begeleid door ervaren transitiemanagers. Zij zetten een projectorganisatie op, waarin de taken verdeeld zijn over vijf werkpakketten, uitgevoerd door vier werkgroepen. Bovenaan in de organisatie staat de regiegroep met vertegenwoordigers van werkgever, pensioenfonds en het bestuur van Centraal Beheer APF. De transitiemanagers rapporteren aan de regiegroep, sturen de werkgroepen aan en bewaken de voortgang van de werkpakketten.

Het begint met transparantie

Werkgevers en pensioenfondsbesturen die aansluiting bij ons overwegen, geven we vooraf volledig inzicht in de transitie. Hiervoor hebben we uitgebreid informatiemateriaal beschikbaar, inclusief een zeer gedetailleerd organigram van de projectorganisatie en de fasering van het overgangsproces. In de praktijk verloopt iedere transitie echter anders. Daarom stemmen onze ervaren transitiemanagers het organisatie- en procesmodel nauwkeurig af op elke specifieke situatie en elk wensenpakket. Ook dat gebeurt vooraf. Transparantie staat bij ons voorop. Ook omdat openheid de basis is voor het onderlinge vertrouwen. En dat bepaalt het succes van elke transitie.

Vertrouwen als succesfactor

Over de betekenis van vertrouwen is Bart Wellens duidelijk: “Voor ons was de emotionele kant heel belangrijk. We kwamen vanuit het OPF Bavaria, met een sterke binding met de onderneming, waarvan de bestuursleden bijvoorbeeld medewerker waren. Het voelt alsof je moet loslaten en minder invloed zult hebben. Vertrouwen geeft dan de doorslag. Zeker in 2017, toen een APF nog nieuw was. Dus nog zonder track-record.”

Dit beaamt Jacco Heemskerk. Hij zegt: “Het APF van je keuze moet een goed en passend aanbod hebben, maar vertrouwen is cruciaal.” En dan doelt hij op het vertrouwen zowel voorafgaand aan het besluit tot de overstap, als gedurende de transitie daarna. “Hobbels kom je dan zeker op je pad tegen”, zegt hij, “en dan is het belangrijk dat je elkaar vertrouwt en respecteert. Door steeds te beseffen dat je allemaal hetzelfde doel voor ogen hebt: het beste pensioen voor de deelnemer. Door elkaar daarbij vast te houden, los je problemen op.”

Ook Frans van Dorsten benoemt dit aspect. Hij zegt: “De voornaamste reden om te kiezen voor toetreding tot Centraal Beheer APF, was het vertrouwen dat Chemours Nederland en de ondernemingsraad gedurende het selectieproces hebben gekregen. We zijn hierin bepaald niet over één nacht ijs gegaan en hebben onze keuze op Centraal Beheer APF laten vallen op basis van de kwaliteit van hun aanbod en het vermogen dit echt op onze maat te snijden. We zijn bijzonder tevreden met de stap naar de eigen Kring Chemours en weten zeker dat we de deelnemers daarmee een toekomstbestendig en beter pensioen bieden.”

Naast vertrouwen noemt Frans van Dorsten nog een belangrijk element. “Er moet ook verbinding zijn”, zegt hij. “Die was er bij ons in de regiegroep, dankzij de prettige manier van samenwerken, waarin de transitiemanagers een belangrijk rol speelden.”

Complexiteit overwinnen door samenwerking

Verbinding ligt dicht naast de wil en bereidheid om constructief met elkaar samen te werken. Ook dat is een succesfactor, vooral in het omgaan met de complexiteit van de transitie. Jos van der Steen zegt daarover: “Wat het traject complex maakt, is dat verschillende partijen met verschillende belangen en verantwoordelijkheden een rol spelen: het fonds zelf, de werkgever, de bonden, de OR…. Allemaal praten en beslissen ze mee. Het is dan zaak om de partijen bij elkaar te houden, in gesprek te blijven en respect voor elkaars belangen te tonen. Dat is ons gelukt.” Margreet Verhoef vult aan: “Dat is zeker waar. De belangen zijn niet gelijkgericht, maar er is wel voordeel te halen voor alle partijen als je opgebouwde en nieuwe rechten bij elkaar houdt. Zowel werkgever als fonds zagen in dat een overstap naar een APF in het belang van de deelnemer is. Al sinds 2014 waren we daar samen met de werkgever naar op zoek. Uiteindelijk hebben we samen bij Centraal Beheer APF een toekomstbestendige oplossing gevonden in een eigen kring.”

Een bijzondere vorm van samenwerking demonstreerden Kring Primo van APF Volo pensioen en Pensioenfonds Scildon met hun gezamenlijk toetreding tot een nieuwe kring; een waar unicum in APF-land. Gonny Dunnink zegt: “Het traject om zo ver te komen, was intensief, spannend en lang, maar de rode draad was toch de plezierige samenwerking, het goede contact, elkaar goed blijven informeren.” Daarnaast noemt Gonny Dunnink het belang van flexibiliteit: “In onze selectie blonk Centraal Beheer APF uit door professionaliteit en focus op kwaliteit. En ze scoorden gewoon beter op onze criteria pensioenresultaat en toekomstbestendigheid. Bovendien echter was alleen Centraal Beheer APF bereid serieus mee te denken aan oplossingen voor enkele bijzonderheden in onze regeling.”

Gestructureerd, maar niet star

Dezelfde souplesse is nodig tijdens de transitie. Met een goed gestructureerd proces, in combinatie met wederzijds vertrouwen en de wil om samen te werken, is de basis gelegd voor een succesvolle transitie. Dit proces moet echter wel flexibel genoeg blijven voor de grillen van de praktijk en mogelijk aanvullende wensen. Daarin speelt de begeleiding door de transitiemanagers een bepalende rol.

Margreet Verhoef heeft op dit punt goede ervaringen. Tijdens de transitie had ze zitting in de regiegroep. “Het was prettig samenwerken met de transitiemanagers,” zegt ze. “Strak in de begeleiding, maar tegelijk praktisch en betrokken. Ze waren goed en gemakkelijk te bereiken. Soms was er op details bijsturing nodig vanuit de regiegroep, maar zeker op de hoofdlijnen hadden ze het proces goed onder controle.”

Ramon Verspeek kan dat bevestigen. “De inzet en betrokkenheid vanuit Centraal Beheer APF zijn vanaf het begin groot geweest”, zegt hij. “De ondersteuning door de transitiemanagers hebben we als heel prettig en heel professioneel ervaren. Ook op de kleinste details werd goed gelet. Erg gedegen. Vooraf vroegen sommige betrokkenen zich af, zoals de visitatiecommissie van DNB, of de strakke deadlines en uitdagende mijlpalen wel haalbaar waren. Maar het hele traject is netjes en op tijd verlopen.”

Frans van Dorsten valt bij: “Zo heb ik de begeleiding van de transitie ook beleefd. Ervaren, zeer professioneel, alles in goed en regelmatig overleg. ”

Mijlpalen: overdracht van de beleggingen en de eerste uitkeringen

Een mijlpaal in de hele transitie, na het groene licht van DNB en de feitelijke overstap, is de eerste uitkeringsronde. Het is belangrijk voor het vertrouwen van de deelnemers dat dit zeer zichtbare onderdeel op rolletjes loopt. Margreet Verhoef had er alle vertrouwen in. “We gingen op 1 januari 2020 over en de pensioenen zijn meteen probleemloos uitgekeerd. Eigenlijk ging ik daar wel van uit. Voordien was het uitkeringenproces namelijk één-op-één gesimuleerd, met positief resultaat. ”

Johan van der Tas is het daarmee eens. “Ja, die eerste uitkeringen zijn inderdaad de lakmoesproef. Ook bij ons liep alles vlot en soepel,”, zegt hij. Maar daarnaast benoemt hij nog een belangrijke mijlpaal in het proces: de overdracht van de beleggingen. Hij zegt: “Als je ziet hoe het hele traject bij Centraal Beheer APF wordt begeleid, dan kan ik dat alleen maar uiterst professioneel noemen. ” Van der Tas kan erover meepraten. Niet alleen in zijn huidige functie, maar ook voordien heeft hij heel wat liquidaties van pensioenfondsen meegemaakt. ” Zo’n transitie is een complexe aangelegenheid, zowel qua administratie als beleggingen”, zegt hij. “Maar het hele traject van de overstap van onze Kring Primo is bij Centraal Beheer APF tot het bot uitgekauwd. De administratie is gladjes overgegaan. De overdracht van de beleggingen is goed, netjes en duidelijk uitgevoerd, tot op de minuut nauwkeurig. Het behoud van exposure van de deelnemer is heel professioneel afgerond. Dat noem ik een zorgvuldige transitieplanning. Natuurlijk gaat er in zo’n complex proces wel eens iets mis. Maar de professionaliteit blijkt juist dan uit het er bovenop zitten om zulke fouten direct te corrigeren.”■

Lees de gedetailleerde beschrijving van proces en organisatie bij transitie